Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Mahmoud Ahmadi
Braunschweig, Deutschland
E-Mail: datenschutz@sprechnung.de

2. Welche Daten wir erheben

• Kontodaten: E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt) bei Registrierung.
• Firmendaten: Name, Anschrift, Steuernummer, IBAN, BIC, Telefon und E-Mail deines Unternehmens.
• Rechnungs- und Angebotsdaten: Kundendaten, Positionen, Beträge und Zeitstempel aller erstellten Dokumente.
• Sprachaufnahmen: Audioaufnahmen, die du zur automatischen Transkription einreichst. Diese werden an OpenAI übermittelt und dort nicht dauerhaft gespeichert.
• Quittungsfotos: Fotos von Quittungen, die du zur automatischen Erkennung der Positionen einreichst. Diese werden an OpenAI übermittelt und dort nicht dauerhaft gespeichert.
• Kundenunterschriften: Digitale Unterschriften (Regierapport, Abnahmeprotokoll) werden als Bild in deinem Sprechnung-Konto gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.
• Zahlungsdaten: Zahlungen werden vollständig über Stripe abgewickelt. Wir speichern keine Kreditkartendaten. Stripe erhält nur die zur Zahlungsabwicklung notwendigen Daten.
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-Typ und Zeitstempel der Zugriffe (Serverprotokolle bei Vercel).

2a. E-Rechnungs-Check (ohne Anmeldung)

Unter /e-rechnungs-check bieten wir ein kostenloses Werkzeug an, mit dem du eine PDF-Rechnung auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG prüfen kannst. Eine Anmeldung ist dafür nicht erforderlich.

Die ausgewählte Datei wird nicht an uns übertragen. Das Auslesen und die Prüfung finden ausschließlich lokal in deinem Browser statt (clientseitige Verarbeitung). Die Rechnung verlässt dein Gerät nicht, wird von uns weder gespeichert noch eingesehen und nicht an Dritte weitergegeben. Eine Verarbeitung der Rechnungsinhalte durch uns im Sinne des Art. 4 Nr. 2 DSGVO findet damit nicht statt. Mit dem Schließen oder Neuladen der Seite ist die Datei aus dem Arbeitsspeicher entfernt.

Beim Aufruf der Seite selbst fallen wie bei jedem anderen Seitenaufruf die unter Nummer 2 genannten Nutzungsdaten an (Serverprotokolle bei Vercel, insbesondere IP-Adresse). Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website).

Der Check arbeitet regelbasiert und setzt keine KI ein. Er durchsucht den Text der PDF nach Mustern und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

3. Zweck und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung und Betrieb der Software (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung)
• Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, z. B. GoBD (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Sicherheit und Missbrauchsprävention (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse)
• Kontoverwaltung, insbesondere Anmeldung und das Zurücksetzen des Passworts (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung). Forderst du ein neues Passwort an, senden wir an die angegebene E-Mail-Adresse einen zeitlich befristeten Link. Der Versand erfolgt ausschließlich auf deine Anforderung hin.
• Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen an deine Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung dir gegenüber; im Verhältnis zu deinem Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Durchsetzung offener Forderungen). Du bleibst für den Inhalt und die Rechtmäßigkeit der Mahnungen verantwortlich; wir stellen lediglich das technische Versandmittel bereit. Aktivierst du die automatischen Mahnungen, prüfen wir einmal täglich, welche deiner Rechnungen überfällig sind, und versenden in deinem Namen bis zu drei Mahnstufen. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert.

4. Drittanbieter und Datenübermittlung

4a. KI-Transparenzhinweis (EU AI Act)

Sprechnung setzt KI-Systeme im Sinne des EU AI Acts (Verordnung EU 2024/1689) für folgende Funktionen ein:

• Spracheingabe / Transkription: Sprachaufnahmen werden mit OpenAI Whisper automatisch in Text umgewandelt. Das Ergebnis wird dir zur Prüfung vorgelegt, bevor eine Rechnung gespeichert wird.
• Rechnungsextraktion: Der transkribierte Text wird von GPT-4o analysiert und in strukturierte Rechnungspositionen umgewandelt. Alle Felder sind bearbeitbar – du entscheidest, was gespeichert wird.
• Quittungserkennung: Fotos von Quittungen werden mit GPT-4o Vision ausgelesen. Erkannte Positionen können vor dem Speichern bearbeitet oder abgelehnt werden.
• Aufmaßberechnung: Gesprochene Maße werden per GPT-4o in Flächenangaben umgerechnet. Das Ergebnis muss von dir bestätigt werden.

Diese Systeme fallen unter die Kategorie „begrenztes Risiko" gemäß EU AI Act. Es werden keine vollautomatischen Entscheidungen getroffen, die rechtliche oder erhebliche Auswirkungen auf Personen haben. Alle KI-Ausgaben sind vor dem Speichern manuell prüfbar.

5. Speicherdauer

• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos, anschließend sofortige Löschung.
• Rechnungs- und Geschäftsdaten: 10 Jahre gemäß § 147 AO (gesetzliche Aufbewahrungspflicht), danach Löschung.
• Sprachaufnahmen: werden nach der Transkription nicht dauerhaft gespeichert.
• Serverprotokolle: maximal 30 Tage, dann automatisch gelöscht.

6. Deine Rechte (Art. 15–21 DSGVO)

• Auskunft (Art. 15): Du hast das Recht zu erfahren, welche Daten wir über dich verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16): Du kannst fehlerhafte Daten jederzeit korrigieren.
• Löschung (Art. 17): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung (Art. 18): Du kannst die Verarbeitung deiner Daten einschränken lassen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Du hast Recht auf Herausgabe deiner Daten in maschinenlesbarem Format.
• Widerspruch (Art. 21): Du kannst der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
• Beschwerde: Du hast das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (z. B. Landesbeauftragte für Datenschutz Niedersachsen).

Zur Ausübung deiner Rechte oder zur Kontoanfrage und Datenlöschung wende dich an:
datenschutz@sprechnung.de

7. Datenlöschung auf Anfrage

Du kannst die vollständige Löschung deines Kontos und aller damit verbundenen Daten jederzeit per E-Mail an datenschutz@sprechnung.de beantragen. Wir bearbeiten deinen Antrag innerhalb von 30 Tagen. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Rechnungsdaten (§ 147 AO) werden nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht.

8. Cookies und lokale Speicherung

Technisch notwendige Cookies (Session-Token von Supabase) werden gesetzt, um deine Sitzung aufrechtzuerhalten. Diese bedürfen keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TTDSG). Zusätzlich verwenden wir Analyse-Cookies von PostHog nur, wenn du über den Cookie-Banner eingewilligt hast. Werbe-Cookies werden nicht gesetzt.